Grande parte da nossa comunicação acontece por mensagens. No trabalho, isso pode facilitar muito a rotina, mas também pode gerar dúvidas: será que essa mensagem ficou clara? Será que pareceu grosseira? Preciso responder agora? É melhor mandar texto ou áudio?
Não existe uma regra para todas essas situações. Mas alguns cuidados simples podem evitar mal-entendidos e tornar a comunicação mais tranquila. Por isso, antes de apertar “enviar” considere essas questões:
Pense antes de enviar
Uma mensagem escrita não tem tom de voz nem expressão facial. Por isso, uma frase que parece normal para quem escreveu pode soar mais seca ou ríspida para quem recebe.
Antes de enviar, vale reler e perguntar: a mensagem está clara? O tom combina com a situação? A pessoa vai entender o que precisa fazer?
Nem toda mensagem precisa de resposta imediata
Estar disponível para trabalhar não significa estar disponível o tempo inteiro.
Quando possível, respeite os horários de trabalho e evite criar a expectativa de que mensagens precisam ser respondidas imediatamente. Se uma demanda for urgente, deixe isso claro.
Áudio também exige bom senso
Áudios podem ser úteis quando é difícil explicar alguma coisa por escrito, mas nem sempre são a melhor opção. Podem ser difíceis de ouvir em ambientes externos ou com muito barulho, por exemplo.
Antes de enviar um áudio longo, pense se a mesma informação poderia ser transmitida em poucas linhas. E, quando o assunto for importante ou envolver várias informações, uma mensagem escrita pode facilitar a consulta depois.
Emojis podem ajudar, mas não são obrigatórios
Em conversas informais, um emoji pode ajudar a transmitir um tom mais amigável. No contato profissional, porém, é importante considerar quem está recebendo a mensagem e o contexto da conversa.
Não é necessário encher uma mensagem de emojis para parecer simpática. Clareza e educação continuam sendo mais importantes.
Escolha o canal adequado
Nem tudo precisa ser resolvido pelo WhatsApp.
Uma informação simples pode ser enviada por mensagem, mas assuntos mais delicados, urgentes ou que exigem uma conversa mais longa podem precisar de outro tipo de contato.
Escolher o canal certo também é uma forma de respeitar o tempo de quem está do outro lado.
Cuidado com os grupos
Grupos de trabalho podem facilitar bastante a comunicação, mas também podem se transformar em uma sequência interminável de mensagens.
Antes de enviar algo, vale pensar se aquela informação realmente precisa ser compartilhada com todo o grupo. Evite também enviar mensagens fora do horário de trabalho sem necessidade.
E lembre-se da privacidade
No ambiente de trabalho, o cuidado precisa ser ainda maior. Dados de pacientes e informações confidenciais não devem ser compartilhados em grupos ou enviados para pessoas que não precisam ter acesso a eles.
Também é importante conferir o destinatário antes de enviar uma mensagem, principalmente quando ela contém informações de atendimento.
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